엑세스에서 레코드 다루기 완전 정복!

엑세스에서 레코드 다루기 완전 정복!

레코드 다루기란 테이블에서 레코드를 추가하거나 삭제하거나 수정하는 작업을 의미합니다. 엑세스에서는 이러한 작업들이 직관적으로 가능하지만, 시험에 자주 나오는 포인트들이 있으니 정확히 이해해두는 것이 중요합니다.

✅ 레코드 추가

- 레코드는 항상 마지막에 추가됩니다. 중간에 삽입은 불가능합니다.
- 두 개 이상의 레코드를 한 번에 삽입할 수 없습니다.
- 추가 방법:

1. 데이터시트 보기 → 홈 탭 → 레코드 → 새로 만들기
2. 마우스 우클릭 메뉴에서 새 레코드 선택
3. 단축키: Ctrl + + (더하기) 키
※ Ctrl + Insert 아님! 주의하세요.

✅ 레코드 삭제

- 여러 개의 레코드를 한꺼번에 삭제 가능
- 삭제된 레코드는 복구할 수 없습니다
- 삭제 방법:

1. 레코드 선택 후 → 홈 탭 → 레코드 삭제
2. 마우스 우클릭 메뉴에서 레코드 삭제
3. 단축키: Ctrl + - (마이너스) 또는 Delete 키

 

✅ 행 높이 조정

여러 개의 레코드에 대해 한꺼번에 행 높이 조절 가능
예: 15.75 → 20으로 조정 시 전체 행이 함께 커짐

✅ 데이터 찾기 및 바꾸기

🔍 찾기 (Find)

- 데이터 중 특정 값을 찾는 기능
- 단축키: Ctrl + F (Find)
- 사용 방법:

1. 홈 탭 → 찾기
2. 찾기 대화 상자에서 검색어 입력
3. 찾을 위치: - 필드의 일부 - 전체 필드 일치 - 필드 시작
4. 방향: 위쪽, 아래쪽, 모두
5. 대소문자 구분 설정 가능

🔁 바꾸기 (Replace)

- 특정 데이터를 다른 값으로 바꾸는 기능
- 단축키: Ctrl + H (Change)
- 사용 방법:

1. 바꾸기 탭에서 기존 값과 바꿀 값 입력
2. 개별 바꾸기 또는 모두 바꾸기 가능

✅ 외부 데이터 가져오기

엑셀, 텍스트, HTML, XML 등 다양한 외부 파일의 데이터를 엑세스로 가져올 수 있습니다.

- 가져오기 시 원본 데이터는 변경되지 않습니다
- 가져온 데이터는 복사본으로 저장되며, 기존 테이블에 추가도 가능

🌐 가져올 수 있는 외부 파일 형식

- 엑셀, 텍스트, HTML, XML
- Access, dBase, SQL Server, SharePoint, Outlook 등

✅ 연결 테이블 만들기

외부 데이터를 가져오는 대신 해당 데이터와 연결만 설정할 수도 있습니다. 연결 테이블을 통해 데이터 원본을 직접 수정할 수 있으며, 원본 데이터도 변경됩니다.

- 연결된 테이블에서 수정, 추가 → 원본 데이터 자동 반영
- 연결된 테이블 삭제는 원본에 영향 없음
- 데이터 삭제는 원본에서 해야 함

연결 테이블도 폼, 쿼리, 보고서 등에서 자유롭게 사용 가능

✅ 데이터 내보내기

테이블, 쿼리, 폼, 보고서 등 데이터베이스 개체를 외부 파일로 변환할 수 있습니다.

- 출력 가능한 형식: Excel, 텍스트 파일, XML, HTML, PDF, XPS 등
- 제약 조건, 관계, 인덱스는 내보내기 불가능
- 한 번에 하나의 개체만 내보내기 가능
- 쿼리 내보내기는 실행 결과 기준으로 저장됩니다

 

📤 Word 내보내기

- 테이블/쿼리/폼: 필드 및 레코드 → 표 형태로 출력
- 보고서: 데이터와 레이아웃 포함하여 출력
- 형식: RTF (Rich Text Format), Word 병합 문서 등

✅ 정리

- 레코드 추가는 항상 마지막에
- 삭제는 여러 개 가능하지만 복구 불가
- 찾기(F), 바꾸기(H) 단축키 기억
- 외부 데이터는 복사 or 연결 가능
- 데이터 내보내기는 형식별 제한 존재