엑셀 정렬, 중복 제거, 데이터 유효성 검사 완벽 정리!

엑셀 정렬, 중복 제거, 데이터 유효성 검사 완벽 정리!

엑셀에서 자주 사용하는 기능 중 하나가 정렬입니다. 데이터를 깔끔하게 정렬함으로써 분석과 보고가 훨씬 수월해지죠. 오늘은 정렬, 중복값 제거, 데이터 유효성 검사까지! 시험 대비와 실무에 모두 유용한 내용들을 쉽게 정리해보겠습니다.

 

1. 엑셀 정렬: 데이터를 원하는 순서로!

✅ 정렬이란?

정렬은 데이터를 특정 기준에 따라 재배열하는 기능입니다. 흔히 Sort 기능이라고 부르죠.

✅ 정렬 방식

- 오름차순: 작은 값 → 큰 값
- 내림차순: 큰 값 → 작은 값
- 사용자 지정 목록 순서

 

✅ 빈 셀 처리

정렬 시 빈 셀은 항상 마지막에 위치합니다. 오름차순이든 내림차순이든 상관없습니다.

✅ 정렬 순서 (오름차순 기준)

데이터가 섞여 있을 경우 정렬 순서:
숫자 → 기호(특수문자) → 영문 소문자 → 영문 대문자 → 한글 → 빈 셀

기억 팁: 숫기소대한빈 (숫자-기호-소문자-대문자-한글-빈셀)

내림차순은 이 순서의 역순으로 정렬됩니다.

✅ 문자+숫자 혼합 데이터는?

B1, B11, B100처럼 문자+숫자가 섞여 있다면 왼쪽부터 오른쪽으로 비교하여 정렬됩니다.

예) B1 → B100 → B11 순

 

✅ 범위 설정 주의

- 범위를 지정한 후 정렬 시, 해당 범위만 정렬됩니다.
- 범위를 지정하지 않고 정렬 시, 인접한 데이터 범위 전체가 자동으로 선택됩니다.

2. 정렬 대화 상자 사용법

✅ 머리글 표시 체크

내 데이터에 머리글 표시 옵션이 체크되어 있어야, 첫 번째 행(제목)은 정렬 대상에서 제외됩니다.

✅ 정렬 기준 설정

- 기준 필드: 성명, 부서명 등
- 정렬 기준 값: 셀 값, 셀 색, 글꼴 색, 조건부 서식 아이콘
- 정렬 방향: 위 → 아래, 왼쪽 → 오른쪽
- 대소문자 구분 설정 가능

3. 중복된 항목 제거

✅ 중복 제거 기능은?

동일한 레코드를 하나만 남기고 나머지는 삭제하는 기능입니다.

✅ 설정 방법

1. 데이터 > 데이터 도구 > 중복된 항목 제거
2. 머리글 포함 여부 확인 (내 데이터에 머리글 표시)
3. 중복 검사할 열 선택
4. 제거 후 고유값만 남기기

⚠ 중복값은 영구 삭제되므로, 작업 전에 백업 필수!
단, 실수했다면 Ctrl + Z로 되돌릴 수 있습니다.

✅ 부분합이 있는 경우 주의!

개요 3이 설정되어 있는 상태(= 부분합 포함된 상태)에서는 중복값 제거가 불가능합니다.

 

4. 데이터 유효성 검사

✅ 기능 개요

입력되는 데이터의 형식이나 범위를 제한하여 잘못된 입력을 방지합니다.

✅ 설정 방법

1. 데이터 > 데이터 도구 > 데이터 유효성 검사
2. 설정 탭에서 제한 조건 선택 (정수, 소수점, 목록, 날짜, 시간 등)
3. 설명 메시지, 오류 메시지 설정 가능

✅ 오류 메시지 스타일

- 중지: 빨간 ❌ 아이콘
- 경고: 노란 ⚠ 삼각형
- 정보: 파란 ℹ 원형 아이콘

실무와 시험 모두에서 자주 등장하는 개념이니 꼭 기억하세요!

5. IME 모드란?

IME 모드는 입력 방식(한글, 영문 등)을 지정하는 기능입니다. 시험에서 "IME란?"을 물어보면,
Input Method Editor의 약자로, 입력 편집 방식을 제어하는 기능이라고 기억하시면 됩니다.

마무리 정리

정렬: 기준 필드, 정렬 순서, 빈 셀 위치
중복 제거: 동일 레코드 삭제, 백업 권장
유효성 검사: 입력값 제한, 오류 메시지 스타일 설정