Access 보고서 - 정렬, 그룹화, 페이지 번호, 누적합계 정리

Access 보고서 - 정렬, 그룹화, 페이지 번호, 누적합계 정리

1. 정렬과 그룹화 개념

정렬(Sort)은 특정 필드를 기준으로 데이터를 오름차순 또는 내림차순으로 나열하는 기능입니다.

그룹화(Grouping)는 동일한 속성을 갖는 레코드를 묶어서 효율적으로 표시하기 위한 기능입니다. 그룹화를 통해 그룹 머리글, 바닥글, 요약 정보(합계, 개수 등)를 나타낼 수 있습니다.

그룹화는 내부적으로 정렬이 포함된 개념이며, 정렬 필드를 지정하면 기본적으로 오름차순으로 설정됩니다.

 

주의사항

- 긴 텍스트나 하이퍼링크 형식 필드는 그룹화 불가
- 두 개 이상의 필드로 그룹화 시, 첫 번째 필드 기준 → 그 안에서 두 번째 필드 그룹화
- 최대 10개까지 그룹/정렬 수준 지정 가능

 

2. 정렬 및 그룹화 설정 방법

디자인 보기에서 다음 두 가지 방법으로 설정 가능:

① [보고서 디자인] 탭 → [그룹화 및 정렬] 클릭
② 보고서 선택기 우클릭 → [정렬 및 그룹화]

→ 하단의 [그룹, 정렬 및 요약] 창에서 그룹/정렬 항목 추가 가능
→ 그룹 머리글/바닥글 생성, 요약 정보 삽입 가능

3. 날짜, 시간, 페이지 번호 삽입

보고서 머리글 또는 바닥글에 다음 항목을 삽입 가능:

① 페이지 번호

- [페이지 번호 삽입] → “페이지 n / 총 n 페이지” 형식 가능
- 위치: 위쪽(머리글), 아래쪽(바닥글)
- 맞춤: 왼쪽, 가운데, 오른쪽 가능
- 첫 페이지 번호 표시 여부 지정 가능

② 날짜 및 시간

- 현재 날짜/시간 삽입 가능
- 시간 형식 지정 가능 (예: yyyy-mm-dd, hh:mm:ss 등)

 

③ 표현 방식 예시

- "총 " & [페이지S] & "쪽 중 " & [페이지] & "쪽"
- 페이지S: 전체 페이지 수
- 페이지: 현재 페이지 번호
- 문자열은 큰따옴표(")로 묶고, 연결은 & 사용

4. 포맷 함수 사용

Format() 함수는 숫자, 날짜, 시간의 표시 형식(서식)을 지정하는 데 사용됩니다.

- Format([페이지], "000") → 001, 002 형식
- Format(Date(), "mmm") → Jan, Feb 형식

5. 집계 정보 및 누적합계

① 집계 함수

- 보고서 머리글 또는 바닥글에 합계, 평균, 개수 등 표시 가능
- 텍스트 상자 컨트롤을 추가하여 수식 입력

② 누적 합계

누적 합계는 보고서에서 연번, 순번 등 누적 번호를 계산할 때 사용됩니다.

- 컨트롤 원본: =1
- 누적 합계 속성: [아니오], [그룹], [모두] 중 선택

 

 

③ 누적합계 예시

- =1 → 항목마다 1을 표시
- 누적합계: 그룹 → 그룹별 번호
- 누적합계: 모두 → 전체 번호

6. 시험 출제 포인트 요약

- 정렬 기본은 오름차순
- 그룹화는 정렬 개념 포함
- 긴 텍스트/하이퍼링크는 그룹화 불가
- 표현식은 큰따옴표로 문자열, &로 연결
- 페이지: 현재 페이지 / 페이지S: 전체 페이지
- Format 함수 사용 시 서식 지정 가능
- 누적 합계 설정: =1 + 누적합계 속성